Как вести деловую переписку на английском

Если вы работаете в офисе, то наверняка пишете электронные письма каждый день — коллегам, босу или клиентам. Даже если вы все еще студент, в нашем 21 веке вам может понадобиться «раз в год под Новый год» написать электронное письмо преподавателю. Также когда вы отсылаете свое резюме или CV, желательно не просто добавить приложения в послание, но и написать маленькое сопроводительное письмо. Мы уверены, что во время онлайн занятий в нашей школе, а также в наших статьях, вы ознакомились со структурой делового письма на английском. Если говорить о структуре, то электронное письмо — это его уменьшенная и упрощенная копия. Сегодня мы попробуем все разложить по полочкам и навсегда убрать все сомнения.

Let’s start with a greeting

Очень важно правильно поздороваться. Здесь, безусловно, важно — насколько хорошо вы знакомы с адресатом, но поскольку мы с вами сейчас говорим о рабочем электронном письме, то забудьте о фразе «Hello, Johny!». В зависимости от степени формальности, вы можете использовать приветствия «Dear Richard», «Dear Mrs. Prise». Если вы не знаете имя получателя в компании, используйте фразу «To whom it may concern».

Читай также

Игры для практики английского говорения

Нотка благодарности

Если вы отвечаете на вопрос или запрос клиента, начните основной текст с благодарности. Например, если у кого-то возникают вопросы о вашей компании, вы можете написать «Thank you for contacting BGM Company». Если кто-то ответил на одино из ваших писем, употребите фразы «Thank you for your prompt reply» или  «Thanks for getting back to me». Это сразу расположит собеседника к вам.

Очертите свою цель

Запомните, хотя электронное письмо и имеет ту же структуру, что и обычное письмо, оно должно быть меньшим по объёму и максимально лаконичным. Если нет возможности начать свое электронное письмо с благодарности, о которой мы упоминали выше, начните с предложения, которое ясно будет говорить, в чем цель этого письма. Используйте фразы «I am writing to enquire about» или «I am writing in reference to». Не грешите в этом случае сложными предложениями с несколькими частями, электронное письмо — это не место для творчества, так что желательно использовать короткие предложения.

Closing remark

Перед тем, как закончить электронное письмо, используйте вежливые фразы, которые поблагодарят собеседника за сотрудничество или внимание к вам: «Thank you for your patience and cooperation» или «Thank you for your consideration». И закончите письмо тем, как сильно вы ожидаете ответа или уверением клиента в том, что вы всегда готовы помочь по любому вопросу: «If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know» или «I am looking forward to hearing from you».

Читай также

Собеседование на английском. Как пройти собеседование, если нет опыта работы

Не забудьте подписаться

Последним шагом является то, как вы подпишетесь в конце своего электронного письма. Используйте «Yours sincerely» (когда знаете имя адресата) и «Yours faithfully», (когда обращаетесь «Dear Sir/Madam») в таких случаях, как, например, подача резюме на работу. Во всех других случаях вы спокойно можете написать «Best regards» или «Kind regards». Но запомните, что в «Formal» или «Business» электронных письмах мы никогда не пишем as «All the best», «Take care», or «Have a nice day». Оставьте это для SMS своим друзьям. Также в конце вы можете кратко поместить свою контактную информацию: полное имя, телефон, и возможно адрес. Последний штрих —  следите, чтобы ваш электронный адрес был нейтральным —  andrewshevchenko@mail.ru, и никаких little_demon666@gmail.com.

Вот примеры двух деловых электронных писем. Они разные по цели и объему, но в дальнейшем смогут стать для вас хорошими примерами. Рекомендуем вам также посмотреть это видео 

"Dear Hiring Manager,
My name is Max Oates. I recently graduated in May from Menlo College with a Bachelor of Science in Business Management and a concentration in Marketing. I was recommended to contact you concerning job opportunities from my advisor Dr. Nancy Drew. I believe that I would be an excellent candidate for a job.
I have taken many courses to prepare me for a job in marketing. These courses include Principles of Marketing, Marketing Research, Strategic Marketing Management, Consumer Behavior, and Internet Marketing. I have also recently interned at Google as an Internet Marketing Researcher. Through my many marketing classes and internship, I have learned to be a strong team member that values time management and communication.
I believe that I can be a valued asset to your company. My phone number and alternative email are listed below. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
Max Oates
maxoates@gmail.com
555-555-5555"

В следующий раз, отправляя электронные письма на английском языке, воспользуйтесь советами от онлайн школы EnglishDom, и мы уверены, что вы достигнете желаемого результата или получите долгожданный позитивный ответ.

Большая и дружная семья EnglishDom